Определены бизнес-процессы для автоматизации: 

• Сбор всех запросов с сайта, телефонии, почты в одном месте. Обработка их в соответствии с существующими бизнес-процессами в компании; 

• Автоматическая генерация и отправка счетов клиентам в начале каждого месяца;

• Автоматизация деятельности по созданию договоров и дополнительных соглашений; 

• Получение актуальной информации по обработке запросов и ведению сделок в Битрикс24. 

Работа по проекту была организована так, чтобы можно было осуществить переход работы компании со старого портала на новый портал одномоментно.   

На первом этапе мы совместно с руководителем организации подобрали инструменты для реализации проекта и подготовили сценарии работы на портале. В основу сценариев вошли: описание бизнес-процессов работы компании и пожелания по автоматизации.

На втором этапе был создан новый портал и настроены инструменты в соответствии со сценариями работы: 

• Интеграция сайта и Битрикс24. Произведена замена виджета на сайте на виджет Битрик24. Интеграция старого виджета с Битрикс24 возможна только на платном тарифе этого виджета. Интеграция форм сайта с Битрикс24. Эти работы выполнялись совместно с компанией разработчиком сайта клиента. 
• Лиды – для обработки заявок из различных источников (сайт, телефония, электронная почта). До 11 роботов, триггеров участвуют в автоматизации этой деятельности: Смена стадии лида, уведомления пользователям, назначение звонка. 
• Сделки – используется 2 направления. Одно направление для регулярных сделок, другое для общих. В каждом направлении настроено до 17 роботов, триггеров, бизнес-процессов для автоматизации создания счетов, отправки писем клиентам, создания задач, смена стадий сделки, создание встречи, расчет и изменение значений полей сделки, уведомления пользователям. 
• Шаблоны документов. Работа с документами построена таким образом, что вся исходная информация для них добавляется в карточку сделки или компании в процессе работы юристом со сделкой и компанией. После формирования документа его можно сразу отправить клиенту. Всего на портале 24 шаблона – это договора, дополнительные соглашения, счета, акты выполненных работ и т.п. 
• Телефония; 
• Электронная почта; 
• Календарь для встреч; 
• Задачи – используются на определенных стадиях сделки. Задачи создаются автоматически для юристов и офис-менеджера.

На третьем этапе проведено обучение сотрудников по сценариям работы, созданы видео инструкции. На четвертом этапе произведен импорт данных по контактам, компаниям, сделкам на новый портал. После импорта ЮК «Корпорация» сразу продолжила вести свою деятельность на новом портале.

1. Изменились обязанности офис-менеджера. Раньше офис-менеджеру приходилось вручную создавать до 50 счетов 1 числа месяца и отправлять их клиентам. После автоматизации этого процесса за офис-менеджером осталась функция управления процессом создания регулярных сделок, отправки счетов. В первый рабочий день месяца офис-менеджер проверят как сформировались счета и отправились клиенту. 
2. Юристы самостоятельно создают встречи в своем календаре для встреч. Доступ просмотра календарей настроен у всех сотрудников. Ранее эту функцию выполнял офис-менеджер. Юристы просили устно или отправляли в чате информацию о встрече, а офис-менеджер создавал встречи в общем календаре. 
3. Все входящие и исходящие звонки сохраняются в карточке компании, контакта, сделки. Есть возможность просмотреть историю по звонкам; 
4. Видна загрузка сотрудников по задачам и эффективность их выполнения.

Вовлеченность сотрудников, которые используют 4 и более инструментов Битрикс24 за 10 месяцев – 59%. 

Статистика за 10 месяцев по инструментам Битрикс24:

• Задачи и проекты – вовлечение 59%, активность – 4 109; 
• Чат и видео – вовлечение 64%, активность – 37 921; 
• Диск – вовлечение 45%, активность – 21 495; 
• Мобильная версия – вовлечение 45%, активность – 3 039; 
• CRM – вовлечение 73%, активность – 78 149.