Проведено интервьюирование руководителей подразделений и изучена документация по продажам (договор на продажу, технико-коммерческое предложение).

В результате, были обозначены следующие задачи для реализации в Битрикс24:

- Автоматическое оповещение заказчиков о ходе выдачи технико-коммерческих предложения в соответствии с договором продаж, а также контроль сроков выдачи – информация по технико-коммерческим предложениям учитывалась в excel и outlook;

- Устранение разрывов в коммуникациях между отделами - информация могла приходить с опозданием, например: формирование потребности в комплектующих в 1С;
-Создание поэтапного графика выполнения заказа - загрузка сотрудников локально формировалась у руководителей подразделений.

По всем процессам определены ответственные, результаты выполнения, скорректированы сроки.

Ключевую роль при выборе продукта для реализации проекта в пользу Битрикс24 стала возможность более быстрого перехода от старой схемы работы компании к новой.

Коммуникации с заказчиком происходят через CRM-форму и электронную почту, подключенную к Битрикс24. При смене стадий сделки, заказчику на почту отправляются уведомления о переходе на новый этап обработки запроса.

Коммуникации внутри компании по выдаче технико-коммерческий предложений осуществляется с помощью шаблонов задач. Для создания задачи запускается соответствующий бизнес-процесс.

Например: для уточнения стоимости комплектующих, создается задача группе закупок «Запрос стоимости комплектующих».

Контроль выдачи ТКП осуществлен с помощью роботов на определенных стадиях сделки.

Например: если запрос находится без ответа 2 дня, руководству отправляется соответствующее уведомление.

Настроено 15 отчетов с помощью конструктора отчетов по сделкам и задачам.

Коммуникации по заказу внутри компании организованы с помощью последовательных задач, распределенных по времени.

Все задачи создаются с плановым временем, крайним сроком, с возможностью принимать работу после завершения и учетом рабочего времени. В каждой задаче фиксируется результат ее выполнения для использования в работе следующим звеном.

Создано более 130 шаблонов задач, которые объединяются в 11 графиков производства продукции. График выполнения заказа формируется при запуске бизнес – процесса. В графике отражены все этапы производства продукции:

• разработка КД;

• формирование потребности производства в комплектующих и материалах;

• закупка комплектующих и материалов;

• производство продукции;

• подготовка к отгрузке;

• отгрузка продукции.

Например: в результате выполнения задачи «Формирование перечня оборудования по релейной защите в 1С», конструктор указывает номер документа в 1С в комментариях. Далее, постановщик задачи принимает работу и выполняет свою «Резервирование оборудования по РЗ на заказ в 1С», где в комментариях также указывает номер документа в 1С. После, менеджер группы закупок принимает задачу по резервированию оборудования, по номеру документа в 1С проверяет дефицит компонентов и выполняет свою задачу «Указать дату поставки оборудования и кабеля по РЗ на заказ (+ нестандартный компонент)».

Статистика:

• за 1 год внедрения выполнено более 5000 задач.

• за 1-ое полугодие 2 года внедрения выполнено более 6000 задач.

Рост связан с постепенным освоением системы и вводом новых графиков выполнения заказов по продуктам.

В результате 3 этапа разработано 25 бизнес-процессов (последовательные и со статусами). Например:

• регистрации внесения изменений в заказ, оповещение заинтересованных сотрудников с сохранением истории в карточке сделки (Инструменты для реализации: Списки, бизнес – процессы, сделки);

• процесс регистрации протокола пуско-наладочных испытаний, устранение замечаний. (Бизнес-процесс со статусами в живой ленте).

Прямая заинтересованность руководства компании в реализации проекта повлияла на более быстрое вовлечение сотрудников. Так же, поспособствовала этому база знаний Wiki. Где публикуются статьи с описанием внедренного функционала в двух форматах: текстовый и видео.

• получение загрузки всех сотрудников подразделений, участвующих в выполнении заказов в Битрикс24 в единой информационной среде;

• оперативное определение степени готовности заказа в реальном времени, с помощью статусов задач (выполнена, просрочена, ждет выполнения). Понимание основных проблем выполнения заказа;

• расчет KPI по сотрудникам в зависимости от статусов выполненных задач с помощью конструктора отчетов;

• уменьшение скорости принятия решения об открытии заказа, за счет своевременного уведомления о поступлении оплаты;

• снижение жалоб до 90% на несвоевременно предоставленную информацию в 1С по закупке материалов и комплектующих;

• четкая передача ответственности от отдела к отделу на протяжении всей цепочки выполнения заказа;

• удобство ведения всей переписки по выполнению задачи в комментариях к ней между отделами принимающим работу и ответственным. Сохранение всех изменений и принятых решений;

• удобство доступа ко всей информации по заказу из карточки сделки;

• повешение ответственности сотрудников за выполнение задач.

Вовлеченность использования инструментов портала по пульсу за год:

• Средняя по всем инструментам – 65 %

• CRM – 83%

• Задачи и проекты – 78%