Организация процесса управления работы производственной компании в Битрикс24

ООО «Нижегородский ЭТЗ» входит в группу компаний Таврида Электрик.

Сфера деятельности: Производство электрической распределительной и регулирующей аппаратуры.

Основана 2006 году.

41 сотрудник работает в Битрикс24

Нижегородский ЭТЗ за годы работы накопил большой опыт, компания динамично развивается, наращивает мощности. Инструменты, которые помогали получать оперативную информацию для принятия решений на первых этапах жизненного цикла компании, стали уже не так эффективны. Поэтому, основной задачей было - описание бизнес-процессов производственной компании и организация ее работы в единой информационной среде.


Проведено интервьюирование руководителей подразделений и изучена документация по продажам (договор на продажу, технико-коммерческое предложение).

В результате, были обозначены следующие задачи для реализации в Битрикс24:

- Автоматическое оповещение заказчиков о ходе выдачи технико-коммерческих предложения в соответствии с договором продаж, а также контроль сроков выдачи – информация по технико-коммерческим предложениям учитывалась в excel и outlook;

- Устранение разрывов в коммуникациях между отделами - информация могла приходить с опозданием, например: формирование потребности в комплектующих в 1С;
-Создание поэтапного графика выполнения заказа - загрузка сотрудников локально формировалась у руководителей подразделений.

По всем процессам определены ответственные, результаты выполнения, скорректированы сроки.

Ключевую роль при выборе продукта для реализации проекта в пользу Битрикс24 стала возможность более быстрого перехода от старой схемы работы компании к новой.


Коммуникации с заказчиком происходят через CRM-форму и электронную почту, подключенную к Битрикс24. При смене стадий сделки, заказчику на почту отправляются уведомления о переходе на новый этап обработки запроса.

Коммуникации внутри компании по выдаче технико-коммерческий предложений осуществляется с помощью шаблонов задач. Для создания задачи запускается соответствующий бизнес-процесс.

Например: для уточнения стоимости комплектующих, создается задача группе закупок «Запрос стоимости комплектующих».

Контроль выдачи ТКП осуществлен с помощью роботов на определенных стадиях сделки.

Например: если запрос находится без ответа 2 дня, руководству отправляется соответствующее уведомление.

Настроено 15 отчетов с помощью конструктора отчетов по сделкам и задачам.


Коммуникации по заказу внутри компании организованы с помощью последовательных задач, распределенных по времени.

Все задачи создаются с плановым временем, крайним сроком, с возможностью принимать работу после завершения и учетом рабочего времени. В каждой задаче фиксируется результат ее выполнения для использования в работе следующим звеном.

Создано более 130 шаблонов задач, которые объединяются в 11 графиков производства продукции. График выполнения заказа формируется при запуске бизнес – процесса. В графике отражены все этапы производства продукции:

• разработка КД;

• формирование потребности производства в комплектующих и материалах;

• закупка комплектующих и материалов;

• производство продукции;

• подготовка к отгрузке;

• отгрузка продукции.

Например: в результате выполнения задачи «Формирование перечня оборудования по релейной защите в 1С», конструктор указывает номер документа в 1С в комментариях. Далее, постановщик задачи принимает работу и выполняет свою «Резервирование оборудования по РЗ на заказ в 1С», где в комментариях также указывает номер документа в 1С. После, менеджер группы закупок принимает задачу по резервированию оборудования, по номеру документа в 1С проверяет дефицит компонентов и выполняет свою задачу «Указать дату поставки оборудования и кабеля по РЗ на заказ (+ нестандартный компонент)».

Статистика:

• за 1 год внедрения выполнено более 5000 задач.

• за 1-ое полугодие 2 года внедрения выполнено более 6000 задач.

Рост связан с постепенным освоением системы и вводом новых графиков выполнения заказов по продуктам.

В результате 3 этапа разработано 25 бизнес-процессов (последовательные и со статусами). Например:

• регистрации внесения изменений в заказ, оповещение заинтересованных сотрудников с сохранением истории в карточке сделки (Инструменты для реализации: Списки, бизнес – процессы, сделки);

• процесс регистрации протокола пуско-наладочных испытаний, устранение замечаний. (Бизнес-процесс со статусами в живой ленте).

Прямая заинтересованность руководства компании в реализации проекта повлияла на более быстрое вовлечение сотрудников. Так же, поспособствовала этому база знаний Wiki. Где публикуются статьи с описанием внедренного функционала в двух форматах: текстовый и видео.


• получение загрузки всех сотрудников подразделений, участвующих в выполнении заказов в Битрикс24 в единой информационной среде;

• оперативное определение степени готовности заказа в реальном времени, с помощью статусов задач (выполнена, просрочена, ждет выполнения). Понимание основных проблем выполнения заказа;

• расчет KPI по сотрудникам в зависимости от статусов выполненных задач с помощью конструктора отчетов;

• уменьшение скорости принятия решения об открытии заказа, за счет своевременного уведомления о поступлении оплаты;

• снижение жалоб до 90% на несвоевременно предоставленную информацию в 1С по закупке материалов и комплектующих;

• четкая передача ответственности от отдела к отделу на протяжении всей цепочки выполнения заказа;

• удобство ведения всей переписки по выполнению задачи в комментариях к ней между отделами принимающим работу и ответственным. Сохранение всех изменений и принятых решений;

• удобство доступа ко всей информации по заказу из карточки сделки;

• повешение ответственности сотрудников за выполнение задач.

Вовлеченность использования инструментов портала по пульсу за год:

• Средняя по всем инструментам – 65 %

• CRM – 83%

• Задачи и проекты – 78%


Cookie-файлы
Настройка cookie-файлов
Детальная информация о целях обработки данных и поставщиках, которые мы используем на наших сайтах
Аналитические Cookie-файлы Отключить все
Технические Cookie-файлы
Другие Cookie-файлы
Мы используем файлы Cookie для улучшения работы, персонализации и повышения удобства пользования нашим сайтом. Продолжая посещать сайт, вы соглашаетесь на использование нами файлов Cookie. Подробнее о нашей политике в отношении Cookie.
Принять все Отказаться от всех Настроить
Cookies